ERP: 7 CLAVES PARA UN IMPLEMENTACIÓN EXITOSA

26 de septiembre

Para cualquier empresa, la compra de un ERP es una inversión significativa, no sólo en términos económicos sino de tiempo y recursos. Las ventajas que un ERP le aporta a cualquier compañía son:

• Disponer de información siempre actualizada.
• No tener archivos duplicados.
• Contar con indicadores que facilitan la toma de decisiones.
• Agilizar y tener el control de toda la gestión administrativa, productiva y comercial.
• Implementar circuitos acordes a las necesidades del negocio, la empresa y la operatoria de ese mercado.
• Si la solución es en la Nube, se ahorran costos de hardware, licencias y mantenimiento.
• Contar con la trazabilidad de toda la información.
• Ahorrar tiempo, lo que impacta directamente sobre la gestión general.

Pero su implementación es un proceso arduo, aunque arduo no tiene por qué significar -necesariamente- traumático. Si consideramos 7 claves al momento de realizar una implementación lograremos que esta sea exitosa: 

1. Definir claramente el alcance del proyecto y no quedar paralizados:

Tener un alcance de proyecto definido con objetivos medibles y alcanzables. Focalizarse en los procesos del negocio y en los requisitos del sistema, el no saber con claridad qué SÍ incluye el proyecto y qué NO incluye generalmente causa fricciones entre el proveedor de software y la empresa. Conocer las posibilidades reales que el ERP ofrece, sus funcionalidades específicas, y cómo puede adaptarse a las particularidades de la organización es fundamental.

Para no quedar paralizados, hay una etapa en la cual se debe evitar el excesivo análisis de cada definición. Para esto, lo mejor es presentar los problemas claramente de forma que todos los involucrados entiendan la decisión que se está tomando y determinar cuál será el tiempo máximo para tomar decisiones.

2. Hacer más eficientes los procesos:

Muchas veces, en un proceso de implementación, queda en evidencia que la organización no cuenta con procesos eficientes. Se deben adoptar las mejores prácticas y flujos de trabajo del ERP, en vez de intentar cambiar el ERP para incluir los flujos de trabajo de la organización. Las mejores implementaciones de ERP invierten en la gestión del cambio organizacional necesario para hacer que sus proyectos tengan éxito. Aunque la mayoría de los sistemas ERP tienen bastantes alarmas para ofrecer mejoras potenciales a su negocio, esos cambios no se materializarán sin una gestión eficaz del cambio organizacional. Por ejemplo, procesos manuales y formas únicas de hacer determinadas cosas diariamente pueden ser identificadas para mejorarlas y cambiar en el futuro próximo. Con un enfoque a medida y específico los empleados pueden captar, entender y ejecutar lo que se espera de ellos en el nuevo entorno del sistema.

3. Vencer la resistencia al cambio:

Un cambio de ERP genera ansiedad, miedo, incomodidad en las personas que trabajan en una organización, porque impacta directamente en la forma en que trabajan, en lo cotidiano. Lo primero que piensan los empleados es “¿Si esto siempre lo hice así y funciona, porqué tengo que cambiarlo…?”. Dependiendo del conocimiento o experiencia del personal de la empresa, una implementación de ERP puede percibirse de diferentes formas: temor a perder el empleo, pensar ser incapaz de operar bajo un nuevo ERP o trabajar más por el mismo sueldo. Por este motivo es sumamente importante la comunicación: transmitir claramente (y con tiempo) el alcance del proyecto demostrando cuáles serán los beneficios para las personas que trabajaran con ese sistema. Y escuchar a las personas involucradas, permitir que participe activamente del proceso de cambio dándoles lugar a que expresen sus necesidades, dudas y sugerencias.

4. Comprometer a la Dirección y a los usuarios:

Involucrar a la Dirección de la empresa en el proyecto es clave ya que es la única capaz de hacer que las cosas sucedan en un proyecto, desde la asignación de los recursos hasta el alineamiento del personal con los objetivos del proyecto y de la empresa misma. Es necesario que los más altos niveles de la empresa se involucren profundamente: señalando cuál es el camino que desean recorrer a fin de agilizar la toma de decisiones; motivando y comprometiendo al equipo de trabajo; señalando la dirección del proyecto y la empresa; y siendo un verdadero “agente de cambio”.

5. Elegir a los mejores para el proyecto:

Hay que elegir para el proyecto a esas personas sumamente eficientes, que conocen en profundidad el manejo de la empresa y cómo se llevan adelante los procesos, con todas sus particularidades y posibles conflictos. Son aquellos a los que todos consultan cuando surge una duda, y que justamente por eso resultan difícilmente reemplazables. En síntesis: deben participar aquellos que puedan tomar decisiones por sí mismos, o tener el suficiente criterio para discernir cuando deben elevar la toma de la decisión. También es importante que participen quienes tienen espíritu crítico y voluntad de cambio, de modo que puedan señalar cuáles son las mejoras necesarias en los procedimientos.

Es crucial en una implementación de ERP el tener todos los recursos disponibles y con tiempo de calidad. De nada sirve tener horas y horas de capacitación si el usuario tiene que interrumpir a cada rato para atender otros asuntos. El tiempo que no se invierte en el proyecto se tendrá que invertir después, pero ya con resultados negativos, cuando el sistema esté en marcha.

Deben tenerse en cuenta que luego de la implementación, alguien deberá colaborar con la capacitación interna, es decir: estar disponible en forma interna para “enseñar” al resto de la compañía el manejo del nuevo sistema. Por ende, resultaría ideal sumar al grupo de trabajo a alguien con habilidad o competencia docente, disponiendo de antemano que ese será su rol al concluir la implementación.

6. Planificar correctamente la migración:

La etapa de migración de datos desde los sistemas anteriores al nuevo es una tarea de máximo detalle, que requiere de tiempo y definiciones acertadas: hay información contable, de producción, de logística, que hasta el último minuto va variando. También hay un cúmulo de datos que no son “de último momento” y que se pueden comenzar a migrar antes (por ejemplo, información histórica sobre distintos sectores). En general, el traspaso de la información se realiza un fin de semana para el lunes iniciar con el nuevo sistema pero en muchos casos surgen modificaciones o cuestiones de último momento, por lo que es recomendable nombrar a un responsable de los datos de cada área, que asegure que la información se encuentre disponible en tiempo y forma cuando el avance del proyecto así lo requiera.

7. Elegir al proveedor correcto:

Lamentablemente muchas empresas se dan cuenta de que no han elegido bien cuando empieza el proceso de implementación. Es decir, una vez que la operación comercial está cerrada. ¿Cómo asegurarnos de que el proveedor seleccionado será el correcto?

• Analice la trayectoria en el mercado del proveedor.
• Confíe en la experiencia y no en las soluciones mágicas.
• Pida referencias. ¿Tiene implementaciones exitosas en empresas que hagan lo que usted hace?
• Elija un proveedor que le dé soporte técnico y asistencia posventa, que pueda resolverle problemas en momentos críticos.
• Elija un proveedor que tenga respaldo, que cuente con una infraestructura tecnológica y un equipo humano eficiente para brindar el servicio adecuado.
• Seleccione un ERP flexible de manera de poder incluir futuras necesidades y requisitos cambiantes del negocio. Piense a largo plazo.

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Por: Adrián Baratta
Coordinador de Servicios Profesionales de NeuralSoft